Cómo configurar el módulo de Contasimple Peru para PrestaShop

A partir de que hayas configurado el plugin, los pedidos entrantes que se haya completado y marcado como pagados se sincronizarán automáticamente hacia tu cuenta en Contasimple Peru, sin intervención por tu parte.

En caso de que tengas pedidos anteriores a la instalación del plugin, éstos aparecerán en la pantalla de estado de facturas como No marcados para sincronizar.

Si te interesa sincronizar dichas facturas, puedes sincronizarlas individualmente con el botón sincronizar que aparece en cada fila para la correspondiente factura de PrestaShop, o bien seleccionar varias o todas las facturas y sincronizarlas de golpe con la opción que encontrarás en el desplegable Acciones agrupadas al pie de la tabla.

Las facturas se sincronizarán con el mismo número de factura y serie que asigna PrestaShop (el mismo que aparece en la factura PDF que te permite descargar tu eCommerce).

Lamentablemente, no.

Contasimple Peru solamente admite la moneda oficial de la región fiscal configurada en Contasimple Peru Web, ya que la gran mayoría de países obligan a usar la propia divisa para declarar los impuestos. Si intentas sincronizar pedidos pagados con una moneda diferente a la configurada para tu región fiscal, obtendrás un error.

La conciliación contable debida a la conversión entre divisas de los pagos de los pedidos está fuera del alcance del módulo y en caso de que desees mostrar precios en otras monedas a usuarios de distintos países, recomendamos instalar un módulo que permita mostrar una conversión aproximada durante el proceso de compra, pero usar internamente siempre la misma divisa durante el checkout y que ésta coincida con la configurada en Contasimple Peru.

Sí, con algunas limitaciones.

El asistente de configuración es común a todas las tiendas que tengas creadas en tu PrestaShop a través del modo multitienda, por lo tanto, todas las tiendas comparten la misma empresa en Contasimple Peru.

Sin embargo, cada tienda de tu instalación multitienda puede configurar una serie de numeración diferente, con lo cual podrás mantener una separación lógica entre facturas para diferentes tiendas, siempre que añadas un prefijo diferente a cada tienda.

En caso de que requieras que las facturas se sincronicen contra empresas de Contasimple Peru diferentes, entonces te recomendamos que muevas tus tiendas de PrestaShop a instalaciones independientes.

Si durante el asistente de configuración del módulo al introducir la clave de API (APIKEY) y hacer clic en el botón Conectar no obtienes ninguna respuesta (tanto afirmativa como negativa) y no consigues pasar al siguiente paso del asistente, es posible que haya un conflicto con algún otro módulo o alguna incompatibilidad con las características de tu hosting.

En este caso, contacta con nosotros a través del soporte al usuario de la plataforma y te asistiremos para resolver el problema.

Este tipo de problemas suelen tener lugar en el navegador web (JavaScript), por lo tanto, es posible que nuestro equipo técnico requiera que le facilites algunas capturas de pantalla de la consola de depuración del navegador. Recomendamos usar Google Chrome.

Puede ser debido a incompatibilidades con módulos de terceros, a características nuevas o eliminadas en versiones recientes de PrestaShop, o por características de tu hosting (versión de PHP, etc.) que no están soportadas por el módulo.

En este caso, contacta con nosotros a través del soporte al usuario de la plataforma y te asistiremos para resolver el problema.

Es muy probable que te solicitemos uno o varios ficheros de registro de errores (logs), correspondientes a los días en que hayas encontrado estos problemas, para que el equipo técnico los analice.

Para obtener los ficheros de log, deberás:

• Descargarlos fácilmente desde la página de configuración del módulo en Contasimple Peru > Configuración.
  

  Haz scroll hasta encontrar la opción Activar logs y asegúrate que está activada. En caso afirmativo, en la sección Información adicional selecciona la fecha del día en el que has encontrado errores en el control de tipo calendario (por defecto la fecha actual) y haz clic en el botón Descargar. Repite para cada uno de los días en los que creas que han habido errores.

  
  
• Obtenerlo directamente del hosting a través de FTP o panel de administración.
  

  En ocasiones cuando no puedes conectar con la APIKEY tampoco funciona la descarga de logs desde el módulo, por los mismos problemas con JavaScript. En este caso puedes obtener los ficheros directamente accediendo al sistema de ficheros de tu espacio web (de tu proveedor de hosting, tipo cPanel/Plesk o similar).

  Los ficheros de registro se encuentran ubicados en la carpeta /log que cuelga de la raíz de tu espacio web o carpeta propia para la instalación de PrestaShop (versión 1.6 o inferior) o en /var/logs si se trata de PrestaShop 1.7 o superior, y tendrá un formato de nombre similar a este: Contasimple Peru_30-04-2020.log

En primer lugar, hay que revisar las características del pedido y ver si son correctas con respecto a la región fiscal seleccionada en Contasimple Peru.

Por ejemplo: ¿El porcentaje del IVA ha cambiado durante el siguiente año fiscal? en ese caso deberás actualizar los impuestos en tu tienda, editar el pedido (y posiblemente notificar del error a tus clientes) e intentar volver a sincronizar la factura.

En caso de que consideres que el error informado por el módulo no es correcto, u obtengas un Error desconocido entonces contacta con nosotros a través del soporte al usuario de la plataforma y te asistiremos para resolver el problema.

Es muy probable que te solicitemos uno o varios ficheros de registro de errores (logs), correspondientes a los días en que hayas encontrado estos problemas, para que el equipo técnico los analice. En el apartado superior tienes información acerca de cómo obtenerlos.

Contasimple Peru y PrestaShop representan de manera diferente los precios de los productos e impuestos aplicados. Mientras que Contasimple Peru trabaja siempre con dos decimales, PrestaShop permite configurar el número de decimales que deseamos que aparezcan por pantalla (por defecto son dos, como en Contasimple Peru) pero internamente trabaja con seis decimales en sus cálculos.

Esta diferencia en la representación interna de los decimales es la responsable de que en algunas ocasiones al trasladar los importes de los productos de PrestaShop hacia Contasimple Peru el total de la factura no cuadre con respecto al pedido original.

Veamos un ejemplo para entenderlo mejor:

Supongamos que nuestra tienda vende un producto del que se suelen vender muchas unidades por pedido a un precio de 0.99 euros la unidad, impuestos ya incluidos. Al crear un producto, PrestaShop permite la opción de introducir los precios de los productos tanto con el IVA incluido o excluido y en función del campo que rellenemos primero calcula el valor del otro a partir de la regla de tasas definida.

Si un cliente compra una sola unidad de nuestro producto en España y se le aplica el 21% de IVA, en este ejemplo el precio que calculará PrestaShop para ajustar la base imponible a la cantidad que deseamos facturar al usuario con impuestos incluidos será de 0.99 / 1.21 = 0.818181 euros. El importe del IVA aplicado al producto será pues el resto (0.171818 euros).

Como PrestaShop muestra los precios al usuario final redondeados por pantalla, en el carrito de la compra veríamos 0.82 euros para la base y 0.17 euros para el IVA, y un total de 0.99 euros.

Este tipo de pedido se podría sincronizar correctamente hacia Contasimple Peru porque incluso redondeando los precios a dos decimales antes de hacer la suma de los importes, el resultado es el mismo (no se acumula error).

Ahora supongamos que otro un usuario compra 100 unidades del mismo producto.

El cálculo que hace PrestaShop internamente para calcular los totales es el siguiente:

Precio unidad: 0.818181
Unidades: 100
Base imponible total: 81.818181 (por pantalla se muestra 81.82)
Importe 21% IVA: 17.181818 (por pantalla se muestra 17.18)
Total: 98.999999 (por pantalla se muestra 99 y se guarda también 99.00 como importe final)

Como vemos, PrestaShop arrastra los 6 decimales en todos sus cálculos independientemente de que muestre por pantalla los precios redondeados.

Sin embargo, cuando el módulo intenta traspasar los valores reales a la factura en Contasimple Peru, al tener que redondear primero todos los componentes de la línea a dos decimales y luego efectuar los cálculos, la misma línea de factura en Contasimple Peru queda:

Precio unidad: 0.82 (ya redondeado)
Unidades: 100
Base imponible total: 82.00
Importe 21% IVA: 17.22
Total: 99.22

Si se sincronizaran dichos importes se acumularía una diferencia de 22 céntimos (18 céntimos provendrían de la base y 4 del IVA) con respecto al pedido original por la ligera diferencia de redondeo de decimales que tiene lugar en la unidad del producto.

Esta diferencia se agrava aún más si el pedido contiene otros productos que a su vez también acumulan errores de redondeo.

Por ejemplo, si se reformula la anterior línea de factura partiendo ya del total del precio de 100 unidades e introduciéndolo como una única unidad, vemos que la línea de factura en Contasimple Peru cuadra:

Precio unidad: 81.82 (0.818181 * 100, redondeado)
Unidades: 1
Base imponible total: 81.82
Importe 21% IVA: 17.18
Total: 99.00

Esta factura se puede sincronizar hacia Contasimple Peru de manera segura, ya que no causa ningún descuadre de la contabilidad.

Esta situación se puede evitar en muchos casos si se aplican los siguientes ajustes recomendados a la tienda de PrestaShop:

Configurar PrestaShop con los ajustes por redondeo por defecto

La sincronización suele funcionar bien si se mantienen los valores por defecto de redondeo de PrestaShop de redondeo al alza, redondeo a cada línea y redondeo a 2 decimales, siempre y cuando se evite introducir el precio de la base del producto sin IVA con más de dos decimales (ver punto siguiente).

En caso de que hubieras cambiado estos ajustes, recomendamos volver a los valores por defecto yendo al menú de PrestaShop 'Configurar > Parámetros de la tienda > Configuración' y marcar los ajustes recomendados (ver imagen).

Revisar las políticas de precios de los productos existentes en la tienda

Si tienes flexibilidad para definir los precios de los productos de tu catálogo, entonces te recomendamos usar el menor número de decimales posibles para minimizar la probabilidad de que aparezcan errores de redondeo, procurando no usar nunca más de dos decimales. En otras palabras, hay que fijar los precios de manera que la base imponible unitaria sea representable con dos decimales, sin necesidad de redondeo.

En el ejemplo anterior, si fijamos el precio de la base del producto (precio sin IVA) a 0.82 obtenemos el mismo importe final de 0.99 IVA incluido para una unidad, pero evitamos los errores de redondeo al seleccionar un gran número de unidades. Notar que esto puede repercutir en el importe final soportado por el cliente final (el precio total del pedido de ejemplo aumentaría a 99.22 €).

En Contasimple Peru todo cliente debe tener rellenado el campo NIF (o equivalente en la región fiscal que tengas configurada en tu empresa en Contasimple Peru). Es obligatorio ya que para que una factura sea fiscalmente válida tanto su emisor (tú) como su receptor (el cliente de PrestaShop) deben incluir sus respectivos NIF.

Cuando se sincroniza un pedido de PrestaShop hacia Contasimple Peru y se va a crear la factura, en primer lugar, se consulta en Contasimple Peru si ya existe un cliente con el NIF introducido por el usuario en el campo 'Número de identificación fiscal' del formulario de compra de PrestaShop (u opcionalmente también en el campo Número de IVA, veremos cuál es la diferencia más adelante).

Si ya existe el usuario en Contasimple Peru (porque había realizado compras anteriormente) se le asigna como receptor de la factura, y en caso de no existir se crea en este instante a partir de los datos facilitados en los campos de la dirección de facturación rellenados por el usuario en el mismo formulario de compra o durante el proceso de registro.

Muchos eCommerce están configurados para no solicitar al usuario que introduzca el campo NIF durante el proceso de compra (o bien lo solicitan como campo opcional) ya que los usuarios particulares pueden no tener la necesidad de obtener una factura (es suficiente un justificante de la compra) y pueden no querer facilitar dicho dato, además de que hace el proceso de compra más largo y puede tener un impacto negativo en la conversión. Como en Contasimple Peru toda factura debe tener como receptor un cliente con un NIF, estas facturas se sincronizan contra un cliente ficticio que denominamos Clientes varios.

A efectos prácticos puedes considerar dichas facturas emitidas al Clientes varios como facturas simplificadas.

Como vendedor deberás configurar tu tienda dependiendo de tus necesidades para o bien permitir realizar pedidos para particulares (sin obligar a introducir el NIF y por lo tanto capturar todas estas ventas como facturas bajo el Clientes varios) o bien forzar que todo usuario deba introducir el NIF durante el proceso de registro o al seleccionar la dirección de facturación en el carrito de la compra, en cuyo caso no perderás la información de ningún cliente en Contasimple Peru.

Los ajustes a realizar son los siguientes para la versión 1.7 de PrestaShop (pueden variar ligeramente en la versión 1.6):

En el panel de administración de tu tienda de PrestaShop, ir al menú Internacional > Ubicaciones Geográficas y seleccionar la pestaña Países y localizar el país para el cual quieras configurar que se muestre el NIF / identificador fiscal, por ejemplo, España. Haz clic en el botón Modificar.

En la nueva pantalla que se presenta, debes asegurarte que están activadas las siguientes opciones (ver captura de imagen a continuación):

• Formato de dirección

Debe aparecer el campo dni. El formato de la dirección controla los campos que aparecerán en los PDF de la factura y para algunos de ellos, si se mostrarán o no en el formulario de compra y/o registro del usuario en el momento de introducir la dirección. Puedes escribirlo manualmente o ayudarte de los botones que aparecen a la derecha para añadir los campos con un simple clic.

Nota: El formato de la dirección en las facturas en PDF (no así en Contasimple) respeta el formato de este campo, asegúrate que haya los saltos de línea y/o espacios pertinentes entre los campos.

• ¿Necesita un número de identificación fiscal?

Debe estar a Sí.

En el caso de que hayas tenido que hacer un cambio en esta pantalla, pulsa en el botón Guardar.

Si ahora navegas hacia la parte pública de tu tienda e intentas crear un pedido de prueba (no es necesario terminar el proceso) deberías ver que se está solicitando el campo de número de identificación fiscal.

Nota: Este ajuste es a nivel de país. Si tienes una tienda que vende a nivel internacional, deberás editar cada uno de los países que tengas activados en tu tienda y requerir el campo de número de identificador fiscal para cada uno de ellos.

Ajustes extra:

• Campo Número de identificación fiscal (NIF) opcional / obligatorio

Puedes configurar qué campos son opcionales u obligatorios de la dirección de envío / facturación de tus clientes en el menú Clientes > Direcciones haciendo clic en el botón Establecer los campos requeridos para esta sección. Se desplegará un nuevo panel donde puedes marcar/desmarcar con un tic aquellos campos que quieras que sean obligatorios o no respectivamente. Haz clic en Guardar para reflejar los cambios.





Nota: El funcionamiento de este ajuste puede variar dependiendo de la versión que tengas de PrestaShop. En PrestaShop 1.7 este ajuste toma precedencia en el caso del campo NIF y permite controlar si es opcional u obligatorio, dándote un buen nivel de flexibilidad. Sin embargo, en PrestaShop 1.6 el campo NIF es siempre obligatorio en el momento en que se activa la opción ¿Necesita un número de identificación fiscal? para cada país en concreto y este ajuste no tiene efecto, por lo tanto puede que en versiones anteriores de PrestaShop no puedas configurar este campo como opcional y debas escoger entre desactivarlo o solicitarlo para todos tus usuarios, o bien realizar un desarrollo a medida para obtener el efecto deseado.

• Diferencia entre el Número de IVA y el Número de identificación fiscal

Puede que aparezcan ambos campos en tu PrestaShop y te esté llevando a confusión.

• Número de identificación fiscal

PrestaShop internamente lo llama dni y se refiere al campo NIF español o equivalente en otros países. Este es el campo a usar en la gran mayoría de casos como número de identificación fiscal de empresas y personas físicas.

• Número de IVA

PrestaShop internamente lo llama vat_number y corresponde con lo que en España se conoce como NIF-IVA, que es el número de identificación fiscal que se asigna a un profesional o empresa para operar en la Unión Europea dentro del marco normativo del IVA intracomunitario. Este identificador permite emitir facturas sin IVA para la exportación de mercancías a otros miembros de la UE siempre que ambos estén registrados como operadores intracomunitarios. Para disponer de dicho número hay que solicitar la inclusión en el Registro de operadores intracomunitarios (ROI) y es necesario solicitarlo a la Agencia Tributaria.

PrestaShop puede configurarse para que en función de la presencia de este campo no aplique automáticamente el IVA a los pedidos que realicen tus clientes, y además puede utilizar el servicio del sistema VIES para validar que el número facilitado esté efectivamente dado de alta en el registro.

Nota: El módulo para la comprobación del Número de IVA que estaba presenten en PrestaShop 1.6 fue movido como un módulo aparte y es posible que no dispongas de esta funcionalidad de serie en tu tienda dependiendo de la versión.

Conociendo la diferencia entre ambos, puedes habilitar/deshabilitar cada uno de ellos según tus necesidades. En cualquier caso, debes saber que el módulo de Contasimple Peru usará cualquiera de los dos campos facilitados para crear la factura ya que los trata de manera indistinta. En caso de que un cliente facilite ambos, el campo Número de IVA toma precedencia.

• Personalizar el nombre de los campos

Ambos campos Número de identificación fiscal y Número de IVA son campos originales de PrestaShop, por ello si quieres cambiarles el nombre para que tus usuarios entiendan mejor a qué campos se refieren en función del país / región fiscal, deberás recurrir al sistema de traducciones propio de PrestaShop. Para ello te recomendamos consultar cómo funciona en la web oficial de PrestaShop.